Was Microsoft 365 eigentlich ist
Microsoft 365 ist ein Abo, das pro Person und Monat abgerechnet wird. Je nach Tarif enthält es E-Mail mit deiner eigenen Domain, Kalender und Kontakte, Online-Speicher, Teams für Chat und Videotelefonate und die Office-Programme. Alles ist miteinander verbunden: Ein Termin, den das Büro einträgt, steht sofort im Handy-Kalender auf der Baustelle.
Die drei Business-Tarife im Überblick
Für Betriebe bis 300 Nutzer gibt es drei Tarife. Die aktuellen Preise findest du direkt bei Microsoft – sie ändern sich regelmäßig, deshalb nenne ich sie hier nicht. Achte beim Kauf außerdem darauf, ob Teams enthalten ist: In der EU werden die Tarife derzeit in Varianten mit und ohne Teams angeboten.
- Business Basic: E-Mail, Kalender und Online-Speicher, je nach Variante mit Teams. Word, Excel und Outlook gibt es nur im Browser und als Handy-App, nicht als Programm auf dem PC. Reicht für Mitarbeiter, die vor allem E-Mails lesen und Termine sehen.
- Business Standard: alles aus Basic plus die Office-Programme zum Installieren auf PC und Mac. Der übliche Tarif fürs Büro.
- Business Premium: alles aus Standard plus deutlich mehr Sicherheit – zum Beispiel zentrale Verwaltung der Firmengeräte, Schutz vor Schadsoftware und Regeln dafür, von wo aus sich jemand anmelden darf. Sinnvoll, wenn sensible Kundendaten im Spiel sind, etwa in Praxen oder Kanzleien.
Du musst nicht allen denselben Tarif geben. Sinnvoll kann zum Beispiel sein: Business Standard fürs Büro, Business Basic für Mitarbeiter, die unterwegs vor allem Mails und Termine brauchen.
Was zur Einrichtung gehört
- Domain verbinden, damit alle Adressen auf @deinbetrieb.de enden – inklusive der Einträge, damit deine Mails nicht im Spam landen.
- Benutzer anlegen und die passenden Lizenzen zuweisen.
- Gemeinsame Postfächer für Adressen wie info@ oder rechnung@ einrichten. Bis 50 GB brauchen sie keine eigene Lizenz, und mehrere Leute können darauf zugreifen.
- Alte Mails, Kontakte und Kalender übertragen – vom bisherigen Anbieter, ohne dass etwas verloren geht.
- Gemeinsame Ablage strukturieren: Statt Dateien per Mail hin- und herzuschicken, legst du Ordner für Aufträge, Angebote und Vorlagen an – mit klaren Berechtigungen, wer was sehen darf.
- Geräte einrichten: Outlook, Teams und OneDrive auf PCs und Handys.
Die Sicherheits-Einstellungen, die oft fehlen
Bei neuen Microsoft-365-Konten sind die sogenannten Sicherheitsstandards bereits aktiv, darunter die Zwei-Faktor-Anmeldung. Bei älteren Konten oder nach Umstellungen fehlen sie aber oft – und einige wichtige Punkte erledigen sich nicht von selbst. Prüfe deshalb:
- Zwei-Faktor-Anmeldung für alle: Neben dem Passwort wird die Anmeldung per App auf dem Handy bestätigt. Das ist einer der wirksamsten Schutzmechanismen gegen gehackte Konten, wenn ein Passwort einmal in falsche Hände gerät.
- Getrenntes Admin-Konto: Das Konto mit allen Rechten wird nur für die Verwaltung genutzt, nicht für die tägliche Arbeit.
- Eigene Datensicherung: Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft – aber gelöschte Mails hebt es standardmäßig nur 14 Tage auf (einstellbar bis 30), gelöschte Dateien 93 Tage. Wer sichergehen will, sichert Postfächer und Ablage zusätzlich. Wie das geht, steht im Artikel zur 3-2-1-Regel.
- Mitarbeiter, die gehen: Konto sperren, Postfach an die Nachfolge weitergeben, Lizenz freigeben – am besten nach einer festen Checkliste.
Und der Datenschutz?
Für Betriebe in Deutschland ist das eine berechtigte Frage. Microsoft bietet einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an, der Teil der Vertragsbedingungen ist, und speichert die Daten von Kunden aus der EU in Rechenzentren innerhalb der EU. Ob das für deinen Betrieb ausreicht – etwa bei Gesundheitsdaten in einer Praxis –, solltest du im Zweifel mit deinem Datenschutzbeauftragten klären. Technisch hilft eine saubere Einrichtung: klare Berechtigungen, Zwei-Faktor-Anmeldung und keine Firmendaten auf privaten Konten.
Häufige Fragen zu Microsoft 365
Brauche ich für jeden Mitarbeiter eine eigene Lizenz?
Für jeden, der ein eigenes Postfach oder die Office-Programme nutzt, ja. Gemeinsame Postfächer wie info@ brauchen bis 50 GB keine eigene Lizenz.
Kann ich mit Microsoft 365 meine bisherige E-Mail-Adresse behalten?
Ja, wenn sie auf deine eigene Domain läuft. Die Postfächer ziehen zu Microsoft um, die Adresse bleibt gleich. Bei Freemail-Adressen wie GMX oder T-Online geht das nicht – dann ist der Umstieg ein guter Anlass für eine eigene Domain.
Lohnt sich Business Premium für einen kleinen Betrieb?
Wenn du sensible Daten verarbeitest oder Mitarbeiter mit eigenen Geräten arbeiten, oft ja. Für einen kleinen Handwerksbetrieb reicht meist Business Standard mit Zwei-Faktor-Anmeldung und einer eigenen Datensicherung.
Kevin Seewald baut seit seinem 16. Lebensjahr Websites und war rund vier Jahre alleinverantwortlicher IT-Administrator eines Industriebetriebs, unter anderem für Microsoft 365. Heute betreut er kleine Betriebe in Wetterau und Vogelsberg bei Website und IT. Mehr über mich